Freitag 20.06.2008

Dokumente und Workflows: Trivial – aber oft nicht gelöst

Gibt es das in Ihrem Unternehmen auch? Jede Menge Papierformulare für alltägliche Aufgaben. Formulare, die via Hauspost transportiert werden (in diesem Fall zähle ich E-Mail einfach mal zur Hauspost) und deren Weiterverarbeitung im Dunkeln liegt. Bei denen ich nicht sehe, wo sie sind, wie weit der Vorgang erledigt ist.

Eine triviale Sache, die mir letztlich in einer Präsentation vorgekommen ist: Bei der Diskussion um ein Firmen-Intranet fragte ich nach dem Urlaubsantrag, ob dieser Bestandteil des Intranets sei. Die selbstbewusste Antwort war: „Ja, natürlich!“

Allerdings musste diese Antwort durch den IT-Leiter leicht revidiert werden. Denn Bestandteil des Intranets war der Urlaubsantrag als PDF-Dokument zum Download. Es musste ausgedruckt, per Hand ausgefüllt und dann per Hauspost weitergeleitet werden.

Bei dem Interessenten handelte es sich nicht um einen kleinen Mittelständler, sondern um ein namhaftes international tätiges Unternehmen.

Es war auch kein Unvermögen, sondern dieser Prozess wurde nie in Frage gestellt und deshalb 1:1 im Intranet abgebildet. Natürlich konnte das Unternehmen auf dieses Weisen keinen echten Vorteil durch die Integration in das Intranet erzielen. Dies zeigte sich noch an vielen anderen Stellen der Intranet-Implementierung. Deshalb blieb auch die Akzeptanz hinter den Erwartungen zurück und der wirtschaftlich positive Effekt blieb aus.

Warum wurde nicht ein Online-Formular im Portal für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, an das sofort ein entsprechender Workflow gekoppelt war?
Der Antragsteller sieht in seiner individuellen Sicht seinen gestellten Antrag, es erfolgt eine automatische Überprüfung seines Urlaubsvorrats, sein direkter Vorgesetzter wird sofort über den Antrag in seiner Portalsicht informiert. Sobald er den Antrag bearbeitet, erfolgt automatisch eine Information an den Antragsteller im Portal. Wird der Antrag genehmigt, erfolgt die Weiterleitung an die Personalabteilung oder direkt in die Human-Ressource-Applikation.

Wie gesagt – ein triviales Beispiel. Aber es lässt sich auf beliebige Bereiche in einem Unternehmen erweitern. Nahezu in jedem Bereich gibt es ähnliche Beispiele. Sei es ein Reiseantrag, die Anforderung von Material oder ähnliches. Die Verkürzung des Zeitaufwands der elektronisierten Prozesse lässt sich messen und bewerten. Der „weiche“ Faktor, die Transparenz des Vorgangs ist aber mindestens ebenso hoch zu bewerten.

Und warum bei den „Mauern“ des Unternehmens aufhören?